21 de idei pentru a folosi timpul mai bine

Managementul Timpului = autoDisciplină în Acţiune

De multe ori avem senzaţia că timpul ne scapă printre degete şi ne trezim spunând:

Of, Doamne, de aş avea mai mult timp, câte aş mai face!!! sau

Nu mai am timp pentru copii/soţie/soţ/prieteni şi nici pentru mine, nu prea mă văd bine!! sau

Îmi doresc foarte mult ca cineva să îmi dea o soluţie, să mă înveţe ceva care să mă ajute să gestionez timpul mai bine şi să termin ce am de făcut în fiecare zi!

Aici este problema multor oameni, iar eu întreb: Cât de mult îţi doreşti să înveţi asta? Cât de mult efort personal vrei să depui în acest sens? deorece cheia succesului în Managementul Timpului este Disciplina.

Nu există Management al Timpului ci autoDisciplină în Acţiune.

Dacă răspunsul tău este unul de angajament personal atunci citeşte mai departe cele 21 de idei pentru a folsoi timpul mai bine şi în avantajul tău personal.

Ideea 1 – Setează-ţi obiective!

Ideea de bază în Managementul Timpului, axa în jurul căreia se învârte tot conceptul de Management al Timpului sunt OBIECTIVELE.

Care sunt obiectivele mele? Ce doresc să îndeplinesc? Ce vreau să devin, să am sau să fac? Cine sunt eu? Încotro mă îndrept? Ce vreau să îndeplinesc în viaţă?

Dacă ai răspuns la aceste întrebări, te numeri printre cei 10-15% din oamenii care au obiective şi ţi-ai mărit deja cu 50% şansele de succes în viaţă.

Sunt trei arii majore la care este bine să te gândeşti când îţi setezi obiective:

1.    Obiectivele personale sau de familie – acestea sunt motivele pentru care suntem în viaţă. Ce vrei să îndeplineşti pentru tine sau pentru familia ta?

2.    Obiectivele materiale – de business, carieră, financiare. Ce vrei să îndeplineşti în mediul extern? Care este contribuţia ta?

3.    Obiectivele de autodezvoltare – Cine vrei să fi? Cu ce te identifici tu?

Te poţi folosi şi de urmtaorele întrebări clarificatoare (eu le spun „crudele întrebări de dragoste”J):

1. Ce ai face dacă ai gâştiga 1.000.000 EUR la Loto?
2. Ce ai face sau ce ai începe să faci dacă ai şti că mai ai de trăit doar 6 luni?
3. Ce vis doreşti să ţi se îndeplinească dacă ai fi sigur că nu vei eşua să-l îndeplineşti?

Îţi recomand cu căldură să scri aceste obiective, să le rescri când este cazul, să le corectezi dacă trebuie, să le actualizezi şi să le rafinezi.

Ideea 2 –Planifică-ţi succesul!

Acţiunea fără Planificare, poate fi uneori calea sigură către eşec.

Deci, iei obiectivele scrise şi îţi scri, pentru fiecare din ele, paşii necesari pe care alegi să îi faci ca să se îndeplinească obiectivul respectiv. Paşii iau forma unor activităţi/comportamente care vor fi organizate şi ordonate de tine în funcţie de priorităţi, succesiune şi urgenţă.

Dacă nu ai obiective setate, cu siguranţă lucrezi pentru cineva care le are.

În viaţă, lucrezi pentru îndeplinirea obiectivelor tale sau ale altora, alegerea este a ta!

Ideea 3 – Fă o listă!

Fă o listă! Statistica arată că dacă îţi faci o listă de to do-uri la începutul oricărei activităţi importante pe care doreşti să o desfăşori, îţi măreşti cu 25% productivitatea.

Lista de activităţi îţi dă direcţia şi sensul efortului, cu ajutorul ei şti unde eşti la un moment dat. Scrie Lista de Activităţi pentru o săptămână în sâmbăta sau duminica premergătoare. Pentru fiecare zi, concepe o listă cu o seară înainte.

Ideea 4 – Setează-ţi priorităţile!

Ce este relevant? Ce este irelevant? Când îmi setez priorităţile întrebarea cheie este:

Care este cea mai valoroasă utilizare a timpului meu acum?

Cheia măsurării valorii este „viitorologia”-nu este magie ci tot o întrebare J, care mă orientează către viitor:

Cum îmi va influenţa viitorul îndeplinirea acestei activităţi? sau

Care este impactul acestei activităţi în viitorul meu?

Ideea 5 – Menţine focusul pe câte un singur lucru în acelaşi timp!

Învaţă cum să te concentrezi pe câte un lucru, pe rând. A învăţa să te concentrezi este lucrul cu cel mai mare impact în eficienţa folosirii timpului disponibil.

Dacă ai început o activitate, o laşi doar atunci când ai terminat-o. Dacă este prea mare, „împarte elefantul în bucăţi digerabile”.

Ideea 6 – Termene şi Recompense – Recompensează-te!

Este important să ai termene realiste şi recompense la finalizarea unei acţiuni. Doar faptul că ai bifat în listă acţiunea ca fiind finalizată este o recompensă în sine. Nu strică să te gândeşti şi la ce îţi aduce ţie personal finalizarea acţiunii respective, te ajută să fi cu ochii pe premiu.

Ideea 7 – Fi în control!

Oamenii eficienţi ştiu unde se duce timpul lor. Tu şti unde se consumă timpul tău?

Inregistrează timpul consumat, te va ajuta la creşterea eficienţei şi la a învăţa cum să faci asta.

Ideea 8 – Contracarează Procrastinarea!

Obişnuieşte-te să fi un om de acţiune şi să intrii rapid în acţiune. Dacă te procrastinezi (nu este o înjurătură-te asigurJ), dezvoltă-ţi un sentiment de urgenţă şi acţionează rapid. Spune-ţi în fiecare dimineaţă: O fac acum! O fac acum! (despre acţiunea este vorba, ţi-ai dat seama nu !?J).

Ideea 9 – Delegă!

Oamenii eficienţi delegă activităţile neproductive către cei pe care îi pot plăti. Foloseşte timpul tău într-un mod productiv. Delegă tot ceea ce poţi delega.

Delegarea are un singur principiu cheie: CLARITATEA.

Dacă este clar pentru cel ce delegă cât şi pentru cel ce primeşte delegarea, atunci este o delegare eficientă.

Paşi pentru delegare eficientă sunt:

•  Clarifică şi scrie specific ce trebuie delgat. 
• Găseşte persoana potrivită care poate duce activitatea delegată la bun sfârşit.
• Transmite clar ceea ce doreşti şi care este termenul de finalizare.
• Verfică cu persoana în cauză dacă sunt clare termenele şi calitatea dorită.

Dacă presupui, fără să verifici, că cineva termină la timp sarcina delegată, te înşeli. Verifică finalizarea şi bifează activitatea incheiată în lista de activităţi.

Ideea 10 – Fi eficient cu şedinţele!

Şedinţele sunt de multe ori consumatoare ineficiente de timp, deorece: se iese din agendă şi oamenii vorbesc despre altceva; oamenii aşteaptă până apar întârziaţii; scopul şi agenda sunt neclare, etc.

Dacă poţi evita şedinţele, fă-o, dacă nu ai cum sau tu eşti iniţiatorul şedinţei, atunci ţine cont să:

• Clarifici scopul şedinţei - întreabă sau stabileşte.
• Clarifici agenda şedinţei – întreabă sau stabileşte.
• Începi şi să termini şedinţa la timp.

Ideea 11 – Contolează întreruperile!

La birou, majoritatea întreruperilor vin de la telefon, vizitatori neaşteptaţi sau „mirajul tehnologiei” (email, SMS-uri, socializare virtuală, etc.).

Roagă pe altcineva să îţi preia telefoanele sau activează mesageria vocală. Scurtează vizitele neaşteptate. Programează-ţi timp de socializare virtuală şi lasă-te sedus de tehnologie doar atunci.

Acordă atenţia cuvenită în comunicare. Dacă nu acorzi atenţie şi nu eşti concentrat atunci când comunici poţi pierde multe.  10 minute de conversaţie concentrată face mai mult decât 1 oră de conversaţie întreruptă şi defocusată.

Ideea 12 – Clarifică-ţi ariile cheie ce aduc rezultate!

Fiecare din noi, chiar dacă suntem angajaţi sau antreprenori avem anumite arii cheie care ne aduc rezultate. Orice slujbă sau afacere are o serie de funcţii: Primare şi Secundare. Dacă îmi clarific funcţiile primare şi mă concentrez pe ele, îmi cresc eficienţa garantat. Îţi poţi pune următoarele întrebări: Care sunt acele rezultate importante pentru care am fost angajat? De ce sunt eu pe ştatul de plată? Ce rezultate se aşteaptă de la mine? Ce rezultate trebuie să aduc ca să fiu avanasat? sau Ce rezultate trebuie să aduc ca să câştig mai mulţi bani?

Ideea 13 – Grupează activităţile asemănătoare!

Ţine cont de „curba învăţării”, care spune: Când faci ceva pentru prima oară îţi va lua ceva mai mult timp, pentru că atunci înveţi să o faci. A doua oară îţi va lua timp mai puţin, a treia oară îţi va lua timp şi mai puţin, şamd. Poţi reduce cu aproape 80% timpul de îndeplinire a unei activităţi, dacă o faci repetitiv, pe o anumită perioadă de timp. Gruparea sarcinilor ajută foarte mult în acest caz. De ex.: dacă dai telefoane clienţilor, dă-le pe toate odată; dacă faci rapoarte, grupează-le şi fă-le pe toate odată. Grupează întotdeauna activităţile atunci când este posibil.

Ideea 14 – Eliberează-te prin organizare!

Ingrijeşte şi eliberează spaţiul, curăţă şi menţine ordinea la locul tău de muncă, indiferent dacă eşti angajat sau antreprenor. Dacă faci acest lucru şi te concentrezi doar la o activitate pe rând, îţi creşti productivitatea cu 25% până la 40%.

Uită-te la biroul tău şi întreabă-te: Ce fel de persoană lucrează la el?

Uită-te la maşina ta şi întreabă-te: Ce fel de persoană conduce o astfel de maşină?

Ideea 15 – Porţionează timpul!

Alocă timp pentru munca importantă. Munca importantă este definită de acele activităţi care îţi aduc cele mai multe rezultate, acele activităţi care te ajută la îndeplinirea obiectivelor tale. De multe ori, munca importantă apare în cadranul important-neurgent. Studiile arată că munca importantă este eficient prestată în intervale de timp mai mari de 60-90 de minute. Alocă timp destul, fără întreruperi, pentru activităţile importante.

Ideea 16 – Foloseşte timpul de tranziţie!

Învaţă mult pentru a obţine mai mult. În mod normal cunoştinţele tale ar trebui să se dubleze o dată la 5-6 ani. Ar fi bine să investeşti minim 1 oră pe zi în dezvoltarea ta. Aici, te poţi folosi de timpul de tranziţie: pauzele de cafea, prânz, drumul de acasă la servici şi înapoi, etc.

Ideea 17 – Eficientizează telefoanele!

Telefonul este o unealtă de business puternică. Pe lângă rolul de socializare, trebuie să înţelegem că telefonul este o unealtă de business. Dacă vrei să câştigi timp, sună tu în timpul programat de tine pentru telefoane. Nu răspunde la telefon dacă eşti ocupat, sună înapoi atunci când ţi-ai programat timp pentru telefoane.

Dacă răspunzi la telefon şi vrei să câştigi timp, pune repede întrebarea: Ce pot face pentru tine?

Când suni tu, mai ales când suni clienţii, gândeşte-te că această convorbire este ca o şedinţă prin telefon. Iată ce îţi recomand ca să fi eficient cu timpul tău:

• Stabileşte o agendă a „întâlnirii telefonice”. Scrie agenda pe o foaie de hârtie şi respect-o. Ba mai mult cominic-o clientului, mai ales dacă suni din motive de business. Păstrează o sumarizare scrisă a convorbirii tale cu clientul şi revizuieşte informaţia înainte să îl suni iar.
• Urmează agenda propusă şi la încheiere mulţumeşte clientului: Vă mulţumesc, ştiu că sunteţi ocupat şi de aceea vă spun la revedere! şi închide telefonul.
• Eficientizează-ţi timpul, iar dacă oamenii insistă să discute cu tine şi în afara subiectului, dacă eşti grăbit, găseşte o scuză şi încheie convorbirea. Fă asta mai ales cu acei oameni care nu pun preţ pe timpul lor şi care cred că şi tu faci la fel.
• Când ai teleconferinţe, ţine înregistrări ale acestora, notează ce se discută. Un om deştept spunea că „Puterea este de partea celui care are cele mai bune notiţe!”. Poţi pierde mulţi bani dacă faci o înţelegere pe care nu ai notat-o şi alţii au notat. Când eşti la servici, nu ridica receptorul dacă nu ai ceva de scris la îndemână.

Ideea 18 – Construieşte-ţi o reputaţie de om punctual!

Este un proverb de business care spune: „Dacă cineva nu ajunge la o întâlnire un pic mai devreme, cu siguranţă va întârzia!” Dacă eşti privit ca punctual, oamenii te vor respecta pentru asta. Toţi oamenii au o părere bună despre cei punctuali: sunt de încredere, profesionişti, etc. Cei care nu sunt punctuali, nu realizează că pot să insulte persoana care a fost de acord să se vadă cu ei atunci.

Nu angaja o peroană care întârzie la un interviu.

Dacă eşti şef, nu lăsa angajaţii să te aştepte, respectă-le timpul şi nu le consuma această resursă în aşteptarea ta.

Ideea 19 – Simplifică-ţi munca!

Sistematizează-ţi procesle de muncă. Iată câteva idei care te pot ajuta să realizezi mai mult:

•  vezi ce procese pot fi simplificate şi simplifică.
•  munceşte mai mult pe perioade scurte şi ai grijă să „nu uzezi motorul”-pe perioade lungi poţi produce erori în muncă şi scăderi mari de energie în organism.
•  munceşte mai rapid.
• fă lucruri mai puţine dar mai importante pentru tine şi obiectivele tale.
• fă acele lucruri la care te pricepi mai bine.
• fă lucruri împreună cu alţii-munca în echipă este mai efcientă.

Ideea 20 – Învaţă să spui NU, din timp şi cât de des poţi!

Spune nu activităţilor care nu corespund obiectivelor tale importante. Este uimitor cât timp pierdem din viaţă, făcând lucruri din obligaţie pentru alţii.

Dacă cineva pe care îl respecţi şi îl stimezi vrea să îţi ocupe timpul cu ceva ce nu este în obiectivele tale, spune-i: Lasă-mă să mă gândesc şi revin eu la tine cu un răspuns! este o forma delicată de a spune încă de la început că nu eşti de acord. Lasă să treacă 24 de ore şi spune-i că nu ai timp şi mulţumeşte-i că s-a gândit la tine. Mergi mai departe şi vezi de viaţa ta.

Ideea 21 – Imbunătăţeşte-ţi calitatea vieţii-caută echilibrul!

Scopul managementului timpului este să îţi îmbunătăţeşti calitatea vieţii. Calitatea vieţii tale, a relaţiilor tale, a sănătăţii tale, este măsura managementului timpului tău. Calitatea relaţiilor cu cei dragi este măsura calităţii vieţii tale.

Investeşte timp în relaţiile importante pentru tine: familie, părinţi, prieteni apropiaţi, etc. Un studiu recent, pe o perioadă foarte mare de timp, a arătat că oamenii care au avut şi au relaţii de calitate cu cei dragi, trăiesc mai mult şi sunt mai împliniţi cu minim 30% mai mult decât ceilalţi.

Puneţi-vă încă o dată întrebările: Ce fac dacă mai am 6 luni de trăit? Cu cine mi-aş petrece timpul rămas? Unde aş merge? Ce aş vrea să fac? Cum aş sorta lucurile importante de cele neimportante pentru mine?

Dacă îţi pui mereu aceste întrebări vei reuşi să îţi echilibrezi viaţa şi să fi fericit!

Pentru încheiere, aşa cum spune şi Brian Tracy-expert în managementul timpului, de la care am preluat multe din aceste idei şi le-am pus în practică, în esenţă:

·       cheia în managementul timpului este setarea obiectivelor;

·       cheia de a atinge obiectivele este să le notezi, să le planifici, să le organizezi şi să acţionezi pentru a le atinge;

·       cheia pentru planificare, organizare şi reuşită este prioritizarea (ce este mai important şi mai puţin important) şi concentrarea pe lucrurile care aduc valoare (claritatea);

·       cheia pentru concentrarea pe lucrurile care aduc valoare este să acţionezi până termini, să fi concentrat şi perseverent – Fă lucrurile pe care le doreşti, ACUM!

Pentru că toate acestea îţi cer energie vom discuta într-un articol viitor despre Managementul Energiei Personale. Până atunci, fi curios sau curioasă şi „joacă-te” punând în aplicare câteva dintre ideile prezentate!