marți, 27 noiembrie 2012

Mic indrumar despre cum sa pregatesti o prezentare

Mai multi preieteni m-au rugat sa le dau cateva sfaturi legate de cum sa faca o prezentare. Sunt multe materiale pe net si multe carti, dar ei doresc sa le fac o mica sinteza a modului rapid, tehnic de a pregati o prezentare. Partea de continut si valoare a continutului prezentarii tine de fiecare in parte si de modul de sustinere a prezentarii, dar tehnic si simplu sunt 4 pasi pentru a pregati o prezentare:
1.Clarifica-ti si scrie-ti obiectivele.
2.Ia in considerare factorii cheie ce influenteaza o prezentare: Audienta/Publicul, Ambientul si Timpul.
3.Compune mesajul.
4.Creaza-ti materiale ajutatoare audio-video.

1.Acum sa o luam cu inceputul - Clarificarea obiectivelor:

Scopul general al oricarei prezentari este sa convingi audienta; oricum, este bine sa sti care sunt acele rezultate specifice pe care vrei sa le ai in urma prezentarii.

Cand iti pregatesti si clarifici obiectivele:
 - scrie clar si specific ce vrei sa faca audienta dupa ce ai "prestat" in fata lor;
 - pastreaza obiective realiste-nu incerca sa "impusti prea multi iepuri dintr-o lovitura". Prea multe obiective intr-o singura prezentare pot confuza audienta.
 - poti scrie ceva de genul: "La finalul prezentarii mele publicul (grupul/colegii/managerii/seful/etc) va ......(invata informatia livrata, urma noua procedura pentru validarea proiectelor, aproba bugetul propus de mine, va cauta informatii detaliate despre mine, va cumpara in proportie de 50% produsul/serviciul, ma va promova, etc.)

2.Factori cheie: Audienta/Publicul, Ambianta, Timpul

  Factor cheie Audienta-pentru a atarage atentia publicului si a mentine interesul acestuia la o cota eficienta pentru tine, este bine sa te gandesti cum sa faci ca mesajul tau sa:
 - Conteze - sa fie semnificativ pentru public, sa fie ceva important pentru ei;
 - aiba Inteles - sa fie relevant pentru public, vorba unui prieten "Da nene important este, dar am inteles eu Georgica din public, asta !?!"
 - fie Memorabil - usor de reamintit - Am "impanat friptura" prezentarii cu "usturoiul si condimentele" ancorelor de reamintire?
 - sa fie Motivant - mesajul sa incurajeze actiunea - Timpul actiunii este acum, cum trece mai mult timp pana la actiune, cu atat ea va fi mai "diluata".

  Factor cheie Ambientul - ambientul prezentarii este important, daca nu este adecvat iti "baga niste bete in roate" de iti "rupe spitele"! Aici ai in vedere locatia unde "te desfasori", spatiul, facilitatile si atmosfera din sala. Ambientul influenteza atat publicul cat si oratorul.
Daca este posibil, verifica inaintea prezentarii:
 - Locatia - este bine sa fie o locatie care sa minimizeze factorii disturbatori (dificil de ajuns pentru public, santiere in lucru in apropiere, alti oameni care se plimba "in curtea ta", mirosul de mancare, etc);
 - Facilitatile - parcare, toalete-f.f.importante, aerisire, lumina, echipamente, birotica, etc;
 - Nevoile fiziologice - pauzele pentru "usurarea" greutatilor lichide din vezica, aportul de aer proaspat in incapere si sa sti ca oamenii apreciaza intotdeauna o gustare, o cafea, un ceai sau macar un pic de apa....

  Factor cheie Timpul - prea putin timp, ramane omul cu impresia grabei, nu intelege si este dezorientat cand vine vorba de actiune, ca betivul din piesa lui nenea Iancu: "Bine, bine, da eu cu cine votez?". Prea mult timp si publicul se plictiseste, ii poate trece prin cap o idee de genul "Oare nu pierd timp!?". Pe de alta parte chiar tu ca orator vrei sa eviti pierderea de timp sau criza de timp, asa ca:
 - determina care este Timpul Net de care ai nevoie: Timpul Net = Timpul total - Timp Activitati - Timp intrebari si raspunsuri - Pauze;
 - identifica de la inceput ce poti taia pe loc daca vei fi nevoit sa scurtezi prezentarea;
 - nu te lasa atras in mirajul Atotstiutorului (eu am patit-o de multe ori) si sa le spui tot ce sti despre subiect. In schimb spune-le ceea ce trebuie sa stie pentru a fi influentati pozitiv si sa declanseze actiunea dorita de tine in urma prezentarii;
 - termina cu cateva minute mai devreme;

3.Compune mesajul. Mesajul si modul in care il transmiti este "motorul" principal al prezentarii tale, iar tehnic este bine sa ai in vedere:
 - porneste de la simplu la complex si de la general la particular;
 - subiectele sa se lege asociativ si logic intre ele;
 - foloseste cuvinte care sa apleze la toate simturile (Vaz, Auz, Gust, Miros) si umanizeaza mesajul (vezi unul-doua post-uri in urma).
 - o poveste, demonstratie, exemplu din viata nu strica, este ca aditivul la benzina-face "combustia" prezentarii mai buna;
 - aplica regula lui "Bunicu povestitorul": mesajul are un inceput, un cuprins si o incheiere/concluzie; o actiune (ce vrei sa faca publicul la sfarsit) si niste personaje (tu, publicul, tanti Geta-daca are legatura, etc).

4.Creaza-ti materiale ajutatoare audio-video. Unii prezentatori isi pun baza prea mare pe aceste materiale incat ajung sa se incurce in ele si totul devine voodoo pentru ei: aparatura folosita, prezentarea, microfonul, statia audio, etc. capata propria lor vointa si se trezesc la viata impotriva creatorului si utilizatorului. Materialele audio-video sunt AJUTATOARE nu prezentarea in sine. Ponturi:
 - materialele AV (AudioVideo) trebuie sa sublinieze si sa scoata in evidenta mesajul compus de tine;
 - cu cat sunt mai legate de subiect si nu "hipnotizeaza" publicul cu atat sunt mai eficiente.
 - combinate au mai mare putere (A+V) -  exact ca scortisoara si zaharul in orezul cu lapte - ca sa nu spun ca berea si taria pentru cel care vrea sa se faca praf :-))
 - exerseaza cu ele astfel incat "prestatia" ta de orator sa fie legata, naturala si sa nu ai surprize, sa se "taie maioneza" exact cand iti este lumea mai draga.

Pe scurt (foarte pe scurt) astia sunt cei 4 pasi, nu raman decat sa ii faci si eu iti doresc mult succes si obiective indeplinite!

Niciun comentariu: